Waar we eerder standaard van negen tot vijf op kantoor zaten, werken we nu massaal thuis. Dat heeft zeker voordelen, maar er zijn ook hobbels op de weg, bijvoorbeeld als het gaat om privacy of concentratie. Iedereen kent de verhalen van mensen die werken aan de strijkplank in het washok, met slecht werkend internet en een jengelend kind op de achtergrond. In deze situaties kan een flexplek buiten de deur uitkomst bieden.
Marlies van Eekeren, interieurontwerper bij HTC Advies en Lisanne Korfage, neuromarketingadviseur bij Consumatics zijn experts op dit gebied. Zij adviseren opdrachtgevers over de ontwikkeling van flexibele kantoren en werkplekken. Lisanne Korfage: ‘Stel je hebt het voor elkaar gekregen om een geschikt pand te vinden of een geschikte ruimte in je gebouw vrij te maken. Dan kun je daar tientallen flexibele werkplekken realiseren, maar hoe weet je of mensen daar ook echt productief en plezierig kunnen werken? Waar hou je dan rekening mee? De ene flexwerker wil stil kunnen werken, terwijl de ander constant moet bellen. Ook zijn er flexwerkers die graag komen om te netwerken, terwijl anderen alleen maar ongestoord willen vergaderen.’
Combinatie van omgeving en psychologie
Marlies van Eekeren: ‘Onze ervaring is dat je kijkt naar de ruimtelijke indeling en inrichting van het pand en dat combineert met kennis van het onbewuste brein. Deze combinatie van omgevingsfactoren en psychologische factoren helpt je om de ideale flexplek te creëren.’ Op basis van wetenschappelijk onderzoek en praktijkervaring hebben Lisanne Korfage en Marlies van Eekeren zeven elementen uitgewerkt die sámen een bewezen effectieve bijdrage leveren aan optimale flexplekken. De elementen komen voort uit universele psychologische behoeften van mensen en zijn gerelateerd aan omgevingsfactoren zoals ruimte, licht, geluid en inrichting. Feitelijk zijn het de zeven succesfactoren voor de ideale flexplek.
- Privacy
De gemiddelde gebruiker is op zoek naar een werkplek die zowel visuele als akoestische privacy biedt. Het indelen van de ruimte met de bureaus op de juiste plek, de mogelijkheid om werkplekken af te scheiden en het gebruik van (akoestisch verbeterende) materialen kan daar een bijdrage aan leveren. Zo kan een optische nis het gevoel van privacy vergroten, terwijl het gebruik van transparante glaswanden het gevoel van privacy juist kan verkleinen.
2. Contact
Intermenselijk contact is een basisbehoefte die tegelijk een belangrijke buffer tegen stress is. Flexplekken moeten dus de mogelijkheid bieden om laagdrempelig in contact te komen met andere professionals. Dat betekent dat een flexplek een mate van openheid moet hebben die de privacy niet in de weg staat en tegelijk het laagdrempelig sociaal contact bevordert. Denk bijvoorbeeld aan ‘koffieautomaat’ contacten of een ontspannen praatje in een knusse zithoek.
3. Concentratie
Storende achtergrondgeluiden, met name pratende mensen, verminderen de productiviteit met 5 tot 10%. Een oplossing die bijdraagt aan betere concentratie is bijvoorbeeld een plug & play-optie bij ieder bureau, waardoor iemand zijn eigen muziek luisteren. Deze oplossing draagt ook bij aan het gevoel van controle.
4. Controle
Men wil graag controle hebben en zelf kunnen kiezen waar te zitten op basis van persoonlijke voorkeur en werktype. Daarnaast wil men controle hebben bij het creëren van de juiste omstandigheden zoals licht, temperatuur en zonwering. Het kunnen personaliseren van een werkplek geeft een gevoel van thuis en ligt in het verlengde van het hebben van controle.
5. Personaliseren
Mensen willen graag een werkplek die past bij hun persoonlijke voorkeuren; dat vergroot het gevoel van controle. Zo kan, net als in de sportschool, een persoonlijk geautomatiseerd profiel worden aangemaakt voor de instellingen van bureau en stoel. Ook eigen invloed op licht, temperatuur en zonwering vergroten het gevoel van controle, net als het afstemmen van de kantoorinrichting (kleuren, materialen) op de persoonlijke leefstijl van de gebruikers. Daarbij kan een magneetbord (voor het ophangen van persoonlijke afbeeldingen) en een locker (voor het bewaren van persoonlijke eigendommen) dichtbij de eigen werkplek ook helpen.
6. Veiligheid
Veiligheid betekent in deze periode allereerst duidelijkheid over de maatregelen die helpen om besmetting met het coronavirus te voorkomen. Thuis blijven bij klachten, afstand houden en hygiëne zijn daarin de sleutelbegrippen. Daarnaast bieden lockers een zekere mate van veiligheid.
7. Gemak
Uiteindelijk dient gemak de mens en wil men vrij zijn in het kiezen van een bureau op een plek die aanspreekt, maar ook past bij de planning van de werkzaamheden van de dag. Geen strakke inrichting dus waar men een plek voor een dag kiest, maar de mogelijkheid geven om te switchen, bijvoorbeeld per dagdeel. De faciliteiten binnen het kantoor moeten onbeperkt toegankelijk zijn en een ruim assortiment aan kantoorbenodigdheden maakt het voor de flexwerker een plek om graag te komen.
Maak de flexplek optimaal flexibel, licht en groen
Met het juiste ontwerp, waarin verbinding wordt gemaakt tussen omgeving en psyche, kun je flexplekken creëren waar mensen graag zijn en effectief hun werkresultaten kunnen behalen. Vergeet daarin niet het ondersteunende effect van daglicht en planten. Beide dragen bij aan de productiviteit en het welzijn. Het advies is om planten niet achteraf willekeurig neer te zetten, maar hiervoor bewust ruimte op te nemen in het ontwerp. Denk daarbij ook eens aan een groenwand of groen als afscheiding voor de gewenste privacy. Marlies van Eekeren: ‘Ons advies is om van de flexplek geen keurslijf te maken. Laat mensen zelf kiezen welke plek ze op welk moment nodig hebben, afhankelijk van hun werkzaamheden en hoe ze zich voelen. Ook is het mooi als mensen flexibel een beroep kunnen doen op horecafaciliteiten. Alles wat maar bijdraagt aan eigen regie op de werkplek, is aan te bevelen.’
Bron: Consumatics
