De facilitaire wereld stond de afgelopen maanden op z’n kop door de coronacrisis. Kantoorgebouwen stonden helemaal of grotendeels leeg. Voor veel kantoren geldt dat nog steeds. Dat vraagt veel flexibiliteit van zowel facilitaire teams als hun leveranciers. Zo gingen bedrijfsrestaurants helemaal dicht, terwijl vaker en grondiger schoonmaken cruciaal werd voor een veilige terugkeer naar kantoor.
In een normale economische recessie is de belangrijkste opdracht voor FM om waar mogelijk kosten te besparen, een effect dat duidelijk zichtbaar is in de jaarlijkse NFC Index. We zitten nu in een gezondheidscrisis die juist laat zien dat (delen van) het facilitaire werkveld onmisbaar zijn. Het maakt ook de noodzaak duidelijk om de dienstverlening flexibeler in te richten. Want wat gebeurt er met de kosten als alles in één keer stil komt te liggen?
Minimale daling NFC Index verwacht
Ook dit jaar heeft Colliers weer veel organisaties begeleid bij het vergelijken van hun facilitaire kosten met de landelijke gemiddelden. Tijdens dit proces werd de benchmark steeds meer een nulmeting van de ‘pre-coronatijd’. We vroegen de organisaties naar hun toekomstverwachting voor de kosten van huisvesting en facilitaire activiteiten. Hoewel de gemiddelde aanwezigheid op kantoren daalde met 80% tot 90% van het aantal medewerkers, is onze verwachting dat de NFC Index dit jaar maar 2% lager uitvalt dan in 2019. Dat is een daling van 490 euro naar 483 euro.
Dienstverlening flexibeler inrichten
De coronacrisis maakt de noodzaak duidelijk om de dienstverlening flexibeler in te richten. De allergrootste diensten bestaan nu voornamelijk uit vaste kosten, zoals beveiliging en receptie. Ook de vaste kosten van het restaurant vielen niet weg. Alle extra inzet werd geschrapt, maar de contractsommen bleven.
De NFC Index bestaat natuurlijk ook uit variabele kosten die sterk samenhangen met de aanwezigheid van medewerkers. Het gaat dan om elektriciteit, water, afval, koffie, en vergaderdiensten. In het totaal van huisvesting, werkplekomgeving en vaste diensten levert dit slechts een kostendaling op van 5% ten opzichte van vorig jaar. Doordat er daarnaast extra kosten zijn voor het aanpassen van de werkomgeving, ICT, middelen voor het ‘coronaproof’ maken van het kantoor en voor de inrichting van de thuiswerkplek, daalt de NFC Index alsnog nauwelijks.
Meer thuiswerken biedt kansen
Door de coronacrisis gaan we naar verwachting blijvend meer thuiswerken. Dat doen we het liefste massaal op dezelfde dagen. De dagelijkse kantoorbezetting kan daardoor nog meer gaan schommelen. Dit heeft een grote impact op de dienstverlening, maar biedt ook een kans om deze anders in te richten. Met dinsdag en donderdag als populairste werkdagen, wordt de werkweek vaak vergeleken met een kameel. Facilitaire teams kunnen proberen de kamelenbulten ‘plat te slaan’ door werkdagen toe te wijzen aan bepaalde teams, óf ze kunnen zich opstellen als een kameleon. Daarvoor zou FM de dienstverlening per weekdag anders moeten inrichten.
Download het rapport: Hoe flexibel is facility management?
Bron: Colliers International
