Sinds een aantal jaren is het gebruik van kantoren sterk aan het veranderen. Corona is een versneller geweest als het gaat om hybride werken waarbij zowel thuis, onderweg als op kantoor wordt gewerkt. Een ander gebruik van kantoren vraagt ook om een andere manier van schoonmaken. Pay-per-use kan hier een antwoord op zijn. In diverse branches kennen we dit model al jaren: je betaalt voor wat je gebruikt. Voor de facilitaire- & schoonmaakbranche is het een relatief nieuw begrip en staan we voor nog een aantal vraagstukken. Enkel nog betalen voor wat je gebruikt klinkt goed maar hoe werkt het in de praktijk?
Niet nieuw
Pay-per-use is zeker niet nieuw. Er zijn tal van voorbeelden waarbij we het betalingsmodel dagelijks om ons heen ervaren. Een voorbeeld is de app Blendle: een bron van allerhande kranten en tijdschriften die je niet meer koopt maar waarvoor je per gelezen artikel betaalt. In de hotelschoonmaak is pay-per-use al jaren heel normaal. Per gebruikte kamer wordt door de hotelier aan de schoonmaakorganisatie per kamer de schoonmaak betaalt.
Pay-per-use: hoe werkt het
Een van de grotere innovaties in de schoonmaakbranche van de afgelopen 20 jaar is de overgang van inspanningsgericht naar resultaatgericht schoonmaken. Toch zien we in de praktijk nog zeer regelmatig evenveel schoonmakers als voorheen in het pand die op hetzelfde tijdstip klaar zijn met de werkzaamheden. En dat terwijl we weten dat de bezetting van kantoorpanden veel meer fluctueert dan een aantal jaren geleden. Zo zijn er rustige en drukke weken en maanden, maar ook in de week is er een piek en dal bezetting en zijn kantoren langer open. Door het aantal schoonmaakuren mee te laten bewegen met de bezetting en daarmee de vervuiling heb je dus altijd op het juiste moment een passende ureninzet op locatie voor het juiste resultaat.
Inzicht in bezetting
Om te weten wat de juiste ureninzet moet zijn is inzicht in de bezetting essentieel. Er zijn verschillende manieren om dit inzicht te krijgen. Denk aan sensoren of het meten van aanwezigheid via wifi, maar ook toegangspoortjes zeggen natuurlijk al iets over de bezetting. Door te meten is het mogelijk op basis van data van de een beeld te krijgen van de bezetting van het kantoor per tijdseenheid. Deze data is de basis voor de planning van de schoonmaakorganisatie. Bijkomend voordeel is dat je naast de benodigde schoonmaak nog veel meer informatie uit het pand kunt halen. Op welke etages of ruimten wordt het meest gewerkt? En wat zijn de piek- & dalmomenten? Allemaal informatie die waardevol is voor opdrachtgever en diensterverlener maar ook voor andere samenwerkingspartners, denk aan de cateraar. Hierdoor kan er pro-actief worden schoongemaakt in plaats van aanbodgericht, wat zorgt voor een hogere gastbeleving.
Dynamische contracten
De dienstverlening op een andere wijze organiseren, vraagt ook om een andere manier van contracteren. Waar contracten doorgaans op aanneemsom worden afgesloten, is een pay-per-use contract gebaseerd op drivers bezetting en output. Zo maak je afspraken over het resultaat maar nog belangrijker: hoe interpreteer je samen de data en welke invulling van de dagelijkse schoonmaak hoort daar bij. Want bezetting kan fluctueren maar de kwaliteit moet stabiel zijn. Een ander contract vraagt ook een andere manier van calculeren. Voor een dag met hoge gebruiksintensiteit gelden lagere prestatienormen, er moet namelijk meer schoongemaakt worden. Echter, als er haast geen bezetting is, zal toch het sanitair schoongemaakt moeten worden en lopen periodieke werkzaamheden door. Dit vraagt om een nieuwe kijk op calculaties en bepalen van budgetten.
Wat kost pay-per use?
Bezetting in het pand wordt een belangrijk aspect. Een pand dat voor 60% bezet is vraagt een andere prijs dan een pand met een bezetting van 100%. Maar flexibiliteit is niet gratis. Met de inzet van pay-per-use neemt de schoonmaakorganisatie een risico. Dit heeft effect op de uurtarieven die de schoonmaakorganisatie vraagt. Minder bezetting is namelijk minder ureninzet en dat terwijl de organisatie schoonmakers in vaste dienst heeft. Uitdaging voor de schoonmaakorganisatie is het juist inroosteren van haar personeel zodat de flexibiliteit niet ten koste gaat van de vastigheden van de schoonmakers. Daarbovenop komt de prijs voor de techniek (sensoren, wifisysteem, apps) en is ook meer organisatie nodig voor het dagelijks op en afschalen. In een pand met volledige bezetting met een payper-use contract kan de totale prijs hoger liggen dan bij een aanneemsom. Maar daar staat op maat afgestemde schoonmaak en flexibiliteit tegenover. Op de dagen met een lagere bezetting worden er minder uren ingezet en dus lagere schoonmaakkosten.
Zoals gezegd gaat het bij pay-per-use zeker niet alleen om de prijs maar met name om het realiseren van een stabiele kwaliteit en flexibiliteit bij wisselende bezetting binnen kantooromgevingen tegen een voor de opdrachtgever en schoonmaakleverancier juiste prijs.
Bron: Atir
